Come gestire gli appuntamenti del tuo centro estetico con Venere

L’estate è alle porte e, se gestisci un centro estetico, sai bene cosa significa: l’agenda è piena di appuntamenti, il personale è da organizzare e il magazzino da riordinare. Gli appuntamenti del centro estetico diventano intensi e frequenti, e le clienti meno assidue ricominciano a prendere i loro appuntamenti. In tutto questo, sta a te far quadrare il cerchio, organizzare centinaia di impegni e cercare di soddisfare le esigenze di tutte le tue clienti.

Può sembrare un compito arduo, ma non preoccuparti: affrontiamo insieme ogni problema e troviamo le soluzioni più adatte.

È questo il periodo in cui la tua agenda è stracolma. Piena di nomi, trattamenti, cancellature e spostamenti; gli appuntamenti si intensificano e le tue clienti meno frequenti si risvegliano.
Ovviamente, sta a te riuscire a far quadrare tutto e a organizzare centinaia di impegni; in più, cercare di accontentare le tue clienti.
Ma non temere, analizziamo insieme un problema alla volta e capiamo come risolverlo.

Prenotazione appuntamenti

Prova a pensare un attimo a tutti gli appuntamenti che non sei riuscita a fissare perché le tue clienti trovavano il telefono occupato. Oppure perché si ricordano di prenotare ben oltre l’orario di chiusura del tuo centro estetico.
O, ancora, quelle clienti che a pochi giorni di distanza hanno una cerimonia e ti chiedono di accontentarle, perché hanno provato a chiamarti e non ci sono riuscite.
E non dimentichiamo l’errore umano: annotare un trattamento non richiesto oppure in una data diversa da quella concordata.

Non pensi che sarebbe tutto più semplice se le tue clienti, invece di telefonarti, potessero prenotare comodamente DA SOLE i loro trattamenti in qualsiasi momento della giornata?

Promemoria per Appuntamenti con WhatsApp

Un altro aspetto importante della gestione di un centro estetico è garantire che i clienti si presentino ai loro appuntamenti. Questo è particolarmente cruciale durante i periodi di grande affluenza, come l’estate, quando ogni slot di appuntamento è prezioso.

A questo proposito, abbiamo introdotto una funzione nel nostro software Venere che ti consente di inviare promemoria per gli appuntamenti direttamente ai tuoi clienti tramite WhatsApp, grazie all’App My Venere. Se ti stai chiedendo come fare per ricordare gli appuntamenti ai clienti del tuo centro estetico tramite WhatsApp, allora devi continuare a leggere.

Inviare promemoria tramite WhatsApp è un modo molto efficace per garantire che i tuoi clienti non dimentichino i loro appuntamenti. A differenza degli sms, che spesso non vengono letti, con WhatsApp avrai la certezza che il tuo messaggio è stato ricevuto e letto, minimizzando così le probabilità di ricevere buche in agenda.

Ecco come inviare il promemoria per appuntamento con WhatsApp: Entra dal tuo smartphone su My Venere, partendo dalla schermata iniziale:

Fai tap su “appuntamenti prossimi”.
Seleziona il singolo appuntamento e successivamente fai tap sulla voce “INVIA promemoria appuntamento”, che trovi in verde in basso.

In questo modo, ricordare gli appuntamenti sarà semplice, veloce e soprattutto efficace.
Guarda la video guida: CLICCA QUI

Gestione del personale

Organizzare tutti i tuoi dipendenti è un altro dei problemi legati alla tua attività, come anche valutare chi di essi è più produttivo e chi, invece, non è abbastanza performante.

Di sicuro non è utile fare il cane da guardia ai tuoi collaboratori. Non fa bene né all’umore generale, né è così fruttuoso impiegare il tuo tempo in questo modo.

Ma, riuscire a misurare l’impegno che essi mettono nel lavoro per cui li paghi è molto importante. Ti permetterebbe di capire dove sono le falle nell’organizzazione e intervenire per migliorare la produttività; gestendo al meglio le tue risorse anche in base agli appuntamenti della settimana.

Organizzazione del magazzino

Altro punto dolente è tenere sotto controllo la scorta di prodotti necessari, in maniera adeguata.

Questo è uno dei periodi in cui, avere con un conteggio sbagliato del magazzino è un grave errore. Ti potresti ritrovare a dover rimandare uno o più appuntamenti perché il prodotto necessario al trattamento richiesto è terminato, senza che tu te ne rendessi conto.
Oppure, immagina che una cliente voglia acquistare la maschera o il fango che ha appena provato, ma purtroppo non ne hai più. Nella migliore delle ipotesi, dovresti dirle di ripassare dopo qualche giorno, e sarebbe comunque un disservizio.

Tutte queste possibili situazioni, correggimi se sbaglio, sono all’ordine del giorno, soprattutto in questo periodo. Il che comporta clienti insoddisfatte, disorganizzazione e stress, per non parlare della cattiva reputazione che potrebbe svilupparsi attorno al tuo centro estetico o la tua SPA.

Fortunatamente, come ti dicevo all’inizio di questo articolo, hai un alleato che può aiutarti a risolvere ed eliminare una volta per tutte questi problemi di gestione.

Si tratta del software Venere, pensato esclusivamente per centri estetici. Infatti, io e Daniele, per sviluppare il gestionale abbiamo tenuto conto di tutte le difficoltà che ogni giorno ti trovi ad affrontare.
Ti spiego come Venere può aiutarti a gestire al meglio le situazioni di cui ti ho parlato poco fa.

Partiamo dal magazzino. Sai che Venere ti avvisa ogni volta che un prodotto che sta per terminare? Ebbene sì, cara titolare. In questo modo puoi organizzare il tuo magazzino al meglio, registrando il numero di tutti gli articoli che hai a disposizione e scalandoli mano a mano che vengono utilizzati. Puoi, inoltre, registrare nella scheda di ogni cliente tutti i prodotti che in genere richiede, in modo da trovarti sempre preparata. Comodo, no?
Ora vediamo come Venere può aiutarti a risolvere il problema dell’organizzazione dei turni del tuo personale e valutarne la produttività. Puoi avere tutto sotto controllo registrando i tuoi collaboratori e, in poco tempo, pianificare la settimana lavorativa. In aggiunta, il gestionale ti permette di segnare gli orari delle cabine, in modo da capire quanto tempo ogni tuo collaboratore impiega per ogni trattamento e valutare così la tua organizzazione. Se vuoi, qui trovi un articolo che approfondisce l’argomento, con spunti e consigli per migliorare il rapporto e la gestione interna. Clicca qui.
Ti spiego, infine, come è possibile gestire tutte le prenotazioni senza errori e rendere addirittura le tue clienti autonome nel prenotare i loro trattamenti.

Con Venere non ci siamo voluti limitare a progettare il software, infatti abbiamo sviluppato anche un’App per smartphone utilizzabile sia da te che dalle tue clienti: il V Calendar.
Con l’applicazione, le tue clienti possono tranquillamente prenotare un trattamento 24h su 24, senza dover telefonare al tuo centro e accordarsi sulla disponibilità. Possono consultare la tua agenda digitale e fissare un appuntamento, direttamente dal loro cellulare – e se vuoi, puoi anche impostare il pagamento anticipato in modo tale da non ritrovarti con buchi di prenotazione!

Ma le funzioni di Venere non finiscono qui. Chiaramente, abbiamo pensato fosse utile permetterti di avere sotto controllo la tua contabilità. In che modo? Compilando ricevute fiscali, corrispettivi e fatture con pochissimi click e risparmiando così tantissimo tempo. Per approfondire ti consiglio di dare un’occhiata a questo articolo, Appuntamento con il commercialista? Niente panico

Immagina ora di poter gestire e controllare il tuo centro estetico anche a distanza. Cosa pensi se ti dico che potresti farlo in tutta tranquillità? Eh sì! Perché puoi usare Venere su qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, dal tablet al cellulare con l’App My Venere. Praticamente il tuo gestionale in versione mobile.

Da un paio di mesi, inoltre, abbiamo aggiunto anche una piccola ma utilissima funzione: il PRIMA e DOPO. Curiosa di sapere a cosa serve?
Immagina che una delle tue clienti ti abbia richiesto un trattamento rassodante. Una volta terminato il trattamento, pensa a quanto sarebbe utile mostrarle il cambiamento che è riuscita ad ottenere grazie ai tuoi servizi! Infatti, questa nuova funzione ti permette di scattare le foto Prima e Dopo un trattamento e inviarle alla tua cliente tramite messaggio. Lei, contenta dei risultati ottenuti, sicuramente ne parlerà alle sue amiche!

Cara titolare, so bene che abbandonare carta e penna o cambiare software ti può spaventare, ti consiglio di valutare i pro e i contro con calma e capire che il timore di utilizzare la tecnologia può essere superato! Esattamente come ci sono riuscite le tue oltre 1500 colleghe titolari che si sono affidate a noi.

Sei pronta a sperimentare un modo completamente nuovo di gestire il tuo centro estetico e di dare una marcia in più alla tua attività?

Venere è qui per semplificare la tua vita lavorativa e portare il tuo centro estetico al livello successivo.

Non perdere altro tempo, sperimenta Venere oggi stesso! Puoi provare tutte le sue funzionalità gratuitamente per 30 giorni, senza alcun obbligo.
Clicca sul link qui sotto per iniziare la tua esperienza con Venere.

Prova Venere Oggi

Speriamo che questa nuova esperienza di gestione ti dia la tranquillità e la libertà che meriti. Ti aspettiamo!

Ps: Ricorda, la gestione degli appuntamenti del tuo centro estetico non deve essere una fonte di stress. Venere è qui per aiutarti a rendere tutto più semplice e gestibile. Non perdere l’occasione di portare la tua attività al livello successivo, offrendo al contempo un servizio migliore alle tue clienti. Prova Venere oggi e trasforma gli appuntamenti del tuo centro estetico in un’esperienza fluida e senza stress per te e per le tue clienti!

Stefano Pietrosanti

“Ho sempre avuto paura di sbagliare ma ho avuto il coraggio di commettere innumerevoli errori”

Ciao, mi presento! Sono il co-fondatore e CEO di Venere Gestionale, un’azienda leader nel settore dei software per centri estetici, fondata nel 2003.
Insieme al mio socio Daniele Tringale, abbiamo scritto il libro “La mappa del successo di una beauty manager”, frutto di 20 anni di esperienza nel settore della bellezza.

Durante questi anni, ho analizzato e formato 1739 centri estetici, organizzando 759 eventi formativi per trasmettere le mie conoscenze e le mie strategie per il successo.
Nel libro “La mappa del successo di una beauty manager”, disponibile al seguente link: Link Libro,
ho raccolto le strategie testate e gli esempi pratici che ho utilizzato per portare al successo i centri estetici che ho seguito.

Il libro contiene anche casi studio di brand famosi nel settore, per offrire ispirazione e motivazione a chiunque voglia trasformare le proprie strategie in azioni concrete.

Come autore e imprenditore, sono sempre alla ricerca di nuove sfide e di nuove opportunità per migliorare il settore della bellezza. Se sei alla ricerca di soluzioni personalizzate e innovative per il tuo centro estetico, non esitare a contattarmi.
Siamo pronti a lavorare con te per creare soluzioni di successo e per trasformare la tua attività in un’esperienza di bellezza indimenticabile.
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